Przebieg procesu certyfikacji

Dziękujemy, za zainteresowanie certyfikacją systemu zarządzania w jednostce certyfikacyjnej CertTec Polska Sp. z o.o.

Poniżej prezentujemy wszystkie działania, które nastąpią w związku z procesem certyfikacji na zgodność ze standardami odnoszącymi się do rodziny norm z serii ISO.

1. Wiarygodność jest budowana na dwóch podstawach: bezstronności i kompetencjach.
Bezstronność jest rozumiana jako nieuleganie naciskom i wpływom.
(Więcej w Deklaracja bezstronności.)
Dodatkowo bezstronność jest chroniona przez Radę ds. Certyfikacji.
Kompetencje osób zaangażowanych w proces certyfikacji są sprawdzane i weryfikowane oceniane .

2. Wniosek o certyfikację wypełniany przez potencjalnego Klienta zawiera podstawowe informacje, na podstawie których można ocenić, czy personel CertTec Polska Sp. z o.o. ma odpowiednie kompetencje aby w sposób prawidłowy przeprowadzić proces certyfikacji. Ponadto informacje z wniosku pozwalają także określić czas i koszty auditu.
Aby była możliwość dalszego zaplanowania działań należy przesłać mapę procesów lub nazwy i krótki opis realizowanych procesów
Złożenie wniosku jest całkowicie niezobowiązujące i bezpłatne.

3. Wycena oraz umowa o certyfikację
W oparciu o informacje i dane uzyskane we wniosku przygotowana zostaje oferta cenowa oraz umowa o certyfikację, celem zapoznania się przez Zleceniodawcę i dwustronnego podpisania umowy.

4. Powołanie na audit oraz plan auditu
Po podpisaniu umowy wysyłamy powołanie na audit z podanymi danymi proponowanego auditora. W racjonalnie uzasadnionych przypadkach można wnioskować o zmianę auditora. Wnioski te muszą być uwzględnione przez CertTec Polska Sp. z o.o.

5. Audit początkowej certyfikacji dzieli się zawsze na dwa etapy
Etap 1 – to analiza dokumentacji SZJ, sprawdzenie gotowość do drugiego etapu, ocenę lokalizacji, rozmowy z pracownikami, ocena zrozumienia wymagań normy i prawa, sprawdzenie elementów mogących stanowić niezgodność w drugim etapie, ustalenie szczegółów drugiego etapu.
Etap 2 – auditorzy będą zbierać dowody takie jak dokumenty i zapisy, będą prowadzili rozmowy z pracownikami i kierownictwem i będą czynili obserwacje.
Wszystkie te działania służą:
określeniu zgodności systemu zarządzania jakością z kryteriami auditu (czyli np. normą ISO 9001) i dokumentacją systemu zarządzania jakością,
ocenie zgodności systemu zarządzania jakością jako zapewniającego, że organizacja spełnia mające zastosowanie wymagania Klientów, przepisów prawnych lub umów,
ocenie skuteczności systemu zarządzania jakością zapewnienia, że

6. Zakończenie auditu -niezgodności i potencjały
Audyt zakończy się opracowaniem raportu z audytu oraz opracowaniem raportu z certyfikacji.
W trakcie audytu audytorzy mogą sformułować niezgodności z wymaganiami. Niezgodność jest wtedy, gdy auditor znalazł dowód na niespełnienie kryterium. Są dwa rodzaje niezgodności:
Mała – wymagająca przedstawienia do akceptacji działań korygujących.
Duża – wymagająca przedstawienia do akceptacji działań korygujących oraz ich skutecznego zakończenia zanim zostanie wydany certyfikat.
Ponadto audytor może stwierdził elementy do doskonalenia tzw. potencjały.
Potencjał (spostrzeżenie) – określenie możliwości ulepszenia systemu zarządzania jakością.

7. Decyzja o certyfikacji Jeśli decyzja jest pozytywna jest wysyłany certyfikat lub informacja o przedłużeniu jego ważności. Jeśli decyzja jest negatywna jest wysyłana informacja pisemna wraz z podaniem powodu i pouczeniem o możliwości odwołania się od decyzji CertTec Polska Sp. z o.o.

8. Certyfikat, znak certyfikacji i raport z auditu są własnością CertTec Polska Sp. z o.o. i podlegają pewnym zasadom, co do wykorzystania. Szczegóły zawarte są w umowie o certyfikację.

9. Nadzór nad certyfikowanym systemem zarządzania jakością
Przez okres trzech lat na który jest podpisana umowa o certyfikację, wykonywane będą dwa audity nadzoru. Pierwszy audit do 12 miesięcy licząc od ostatniego dnia auditu początkowej certyfikacji. Następny audit nadzoru też wykonywany po kolejnym roku czasu, aczkolwiek dopuszczalne są zmiany terminu. W trzyletnim okresie trwania certyfikatu odbędą się dwa audity nadzoru.

10. Ponowna certyfikacja
Gdy organizacja podejmuje decyzję o kontynuowaniu współpracy z CertTec Polska Sp. z o.o. to przed upływem trzeciego roku należy podpisać aneks do umowy o certyfikację i poddać się auditowi ponownej certyfikacji, oraz auditom nadzoru w kolejnym trzyletnim cyklu certyfikacji.

11. Rozszerzenie zakresu certyfikacji
Przy pomocy wniosku o certyfikację należy poinformować CertTec Polska Sp. z o.o. o obszarach o które ma być rozszerzony zakres certyfikacji. Zostaną przedstawione działania auditowi zmierzające do rozszerzenia zakresu. Działania te mogą być prowadzone w powiązaniu z auditem nadzoru.

12. Zawieszanie, cofanie i ograniczanie zakresu certyfikatu reguluje „Procedura zawieszania, cofania lub ograniczania zakresu certyfikacji”, znajdująca się na stronie www.certtec.pl i „Umowa o certyfikację”.

13. Audit z krótkim terminem powiadamiania
W przypadku konieczności zbadania skarg, w odpowiedzi na zmiany, lub w trybie postępowania z certyfikatami zawieszonymi może wystąpić konieczność wykonania auditu z krótkim terminem powiadamiania. W takim przypadku CertTec Polska Sp. z o.o. wysyła mailem i w razie potrzeby listem poleconym, informację o przyczynie i warunkach takiego auditu. Wysyłany jest również plan auditu. Ponieważ Klient nie ma możliwości zgłoszenia zastrzeżeń do członków zespołu auditującego wyznaczany jest zespół auditujący, który już był przez Klienta zaakceptowany. W braku takiej możliwości na audit wyznaczana jest inny auditor posiadający kompetencje w danym obszarze.

14. Odwołania i skargi na działalność naszej jednostki prosimy kierować na adres korespondencyjny lub adres e-mail: certyfikacja@certtec.pl.
Szczegóły znajdują się na podstronie: Odwołania i skargi.

15. Pozostałe uzgodnienia i zasady współpracy są opisane w „Umowie o certyfikację” oraz w dokumentach udostępnionych a podstronie Do Pobrania.